领导如何正确使用OA软件管控员工工作

1、工作协同和管控

计划、任务和报告是观辰OA协同办公的核心功能，我们称之为协同三剑客。掌握了协同三剑客，就可以将日常工作事务处理得井井有条。企业的各种日常事务虽然千差万别，但总结起来都具有两大管理特征：“事”和“时间”。简单地说，即要求事情要不但要做好，还要按时完成。多维协同管理的基本思路就是以“事”和“时间”两条主线为基础来组织和管理日常事务，并辅以多种视角的核查、总结和统计。作为管理者来说，最关注下属以下两方面的情况：一是下属每天都做了些什么？二是下属负责的事情进展情况如何？为及时了解这两方面的情况，管理者往往要求下属每天上交工作日报。但往往事与愿违，下属的工作日报总是敷衍了事，领导看到的都是一些套话和废话。多维协同管理的出色之处就在于理论与实际的完美结合，让管理理念能够真正在企业管理中运用起来，观辰管理顾问团队多年的管理实战经验在这一点上得以充分体现。计划、任务和报告概述计划是以“时间段”为主线来进行管理和控制，从计划上可以清晰的看到在该计划的时间段内发生的所有事项。一般用法为事前计划并事后总结，但考虑到实际情况，也允许事后补做计划。计划分为：日、周、月、季、年，一共五种计划，其中日计划带有安排性质，即兼具了日程安排的功能。下属指定计划并按时总结，上级查看下属的计划，并进行点评。任务是以“事”为主线来进行管理和控制，一件要做的具体的事情就是一个任务，从任务上可以清晰地看到整个事情的来龙去脉：谁负责、何时开始和结束、那些人参与、阶段进展汇报、事后总结等等。上级可以查看到下属负责的任务，并可以对任务进行点评。

图一：领导分派任务给下属，下属把任务分解到三天的日计划安排中。

图二：下属通过查看工作清单，看到自己一个整体的工作安排情况。

报告是从多个角度来总结和分析一段时间内的工作情况，报告的视角多样、境界高于计划和任务。报告是超脱于具体的时间段和事务，从纵览全局的角度来进行总结和分析。上级可以查看到下属的报告，并可以发言来表达自己的看法。总结起来就是，以计划的“时间段”维度和任务的“事”维度的二维管理模型为基础，辅之报告的多维度俯瞰式管理，就形成了观辰的多维协同管理实施战略。

2、部门协同和管控

在企业中行政部和人事部是必不可少的部门，它们在企业中处于桥梁的作用，协调处理部门之间、员工之间的冲突，合理分派企业资源，并带动企业文化在企业中发酵。在观辰OA协同办公系统中主要有会议管理、车辆管理、物品管理、后勤服务等功能模块都是为了实现办公事务的自动化处理。通过OA办公系统中的电子审批改变企业传统纸质审批流程模式，企业内外部的收发文、公告通知、员工请假、报销申请、物品借用与领用、会议通知等均采用电子起草、审批、执行等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。

3、知识文档管理和企业文化交流

知识文档管理是企业对其所拥有的知识资源进行管理的过程，其核心的管理对象是知识；解决企业中存在的大量规范制度、文件、档案、资料等各类文档的管理，实现统一存储与共享，方便员工查找相关的资料。企业文化要通过企业全体员工有意识的实践活动体现出来，是企业团体观念意识和进取心理的外化。企业团体意识的形成使企业的每个员工把自己的工作和行为都看成是实现企业目标的一个组成部分，使他们对自己作为企业的成员而感到自豪，对企业的成就产生荣誉感，从而把企业看成是自己利益的共同体和归属。因此，他们就会为实现企业的目标而努力奋斗，自觉地克服与实现企业目标不一致的行为。