如何书写商业邮件

1、邮件的主题。我们就从一般邮件的写作顺序来讲起，正常情况下要先写邮件的主题。邮件主题要简短明确，能够突出内容的重要性，切忌冗长复杂如果主题中有关键词想突出，可以添加适当的符号加以着重，例如【】；如果确实很紧急，在邮件开头注明【紧急】或【Urgent】；参考格式：关于客户名+项目名+邮件主题+日期

2、称呼与问候。礼多人不怪，礼貌性称呼是商务邮件不可或缺的内容。开场一定要说“XX你好”，如果不熟悉的话，可以称呼别人的职称，例如“刘经理你好”，哪怕搞不清楚对方职位，叫声“唐老师你好！”总是不会错的。结尾的时候不要偷懒，加几句祝福的话显得非常周到。

3、邮件正文。终于进入正文了，体现个人基本表达能力的时刻到了。正文嚼但匙噻首先要求简明扼要，多用短句。 行文通顺，避免文字中出现歧义，如果觉得表达不清楚，可以通过图片、表格、链接等形式加以说明，尽可能让信息通畅。语气尽量用论述的，少谈及个人情感，而且尽量少用感叹号。 尽量一次性交待清楚，如果反复丢三落四，错字连篇，就会给人非常不专业的印象，想要在客户和老板那里得到尊重就更不太可能了。如果有重要的信息，适当用红字或者大两号字提醒，但一封邮件里的重要提醒不可多于3处，如果一封邮件里有10个重点，那跟没有重点是一样的。

4、附件。传递附件可能是许多邮件的主要目的，但汴渝笪沫附件也不是随便加的。首先如果有附件的话，正文里一定要有提示，并且要对附件有一定的说明，如果附件是一个特殊格式的，必须说明一下附件用什么工具打开，时间允许的话甚至可以提示对方去哪里下载或如何打开。附件一定要有一个有意义的名字。如果附件超过5M，甚至20M以上，邮件传递就会特别慢，建议把文件放在网盘上，把链接和密码附上，又快又贴心。 附件的数量3个以内为宜，如果超过请用压缩包传输，但不要用除了RAR\ZIP以外的格式，否则解压又是个麻烦。

5、对外显示名称。邮件发出前还要检查一下，自己对外显示的名称是怎样的。发出去的邮件名也是一张名片，让对方快速对你建立印象，公司、部门、所在地都是可以通过邮件名体现出来的。

6、邮件签名。签名的重要性不言而喻，是别人找你联系方式的地方，所以这里要清晰地标名你所在的公司、部门、职位、联系方式。但是信息一定不要太多，许多人的签名里有十几行内容，甚至经常比邮件正文都长，有一些不太重要的信息就不要放进来了。

7、邮件的回复。如果你收到了一封收件人为自己的邮件，那么意味着你有激默芡食必要对此邮件进行回复。回复邮件也有一些要注意的：一是及时，对方肯定希望尽快得到你的回复，所以来不及正式回应或解决，在时间允许的情况下，可以先简单回复一下“邮件已收到，我会尽快回复你的。”二是针对对方邮件里提到的问题进行回复，确保提到的问题都有对应的回复，这封邮件的使命才算完成，如果有未完成的可以说明以下，随后再补充。但不要就一封邮件往返三次以上，否则邮件就变成一件没有效率的工具。三是 请学会区分“回复”、“回复所有”。

8、发送、抄送、密送的区分。这是基本常识，但还需要提一下： 如果你看到你是邮件的收件人，就意味着你必须对邮件做出回应。 如果你是被抄送人，只需要了解无需回复，但是如果有想补充的信息也可以参与。密送一般情况下不使用，所以本人一般把这个功能当作抄送自己的机会，这样在收件箱里就完整保留了所有发出去的邮件，万一邮件丢失，至少在线邮箱里还有完整的备份。