1、第一步称呼，这个非常重要，称呼是谁是指你要把这个情况向谁说明。
2、第二步就应该直奔整体，不能拖泥带水，把自己的情况全部讲清楚，最好有时间或者关键人物。
3、第三步就是总结第二段正文的内容，让读者跟着你的思维走。
4、第四步必须有的，比如“特此说明”这个最常用。
5、最后一步也是关键的一步，自己的落款一定要字迹清晰，下面还要注明时间。
6、总结如下。
